Dla kogo jest procedura należytej staranności
Procedura należytej staranności w VAT to zdokumentowany zestaw działań, jakie firma podejmuje przed każdą transakcją, aby zweryfikować kontrahenta i prawidłowość danej transakcji. Organy podatkowe oczekują od podatnika wykazania, że podjął stosowne kroki, by zidentyfikować oszustwa VAT lub rozpoznać towary podlegające szczególnym wymogom. Procedura zmniejsza ryzyko uznania, że nie zachowano należytej staranności, a tym samym ryzyko zakwestionowania odliczenia VAT.
Dokumentacja jako ochrona
Procedura nie zmienia regulacji VAT, ale dokumentuje, że firma działała rzetelnie. Gdy pojawią się wątpliwości organów podatkowych, procedura pozwala wykazać, że zostały podjęte rozsądne kroki weryfikacyjne. Procedura może być prosta dla małej firmy z niewielką liczbą transakcji, albo zaawansowana dla korporacji z setkami transakcji, dostawców i typów towarów. Istotne jest, aby procedura była rzeczywiście wdrażana i aby pracownicy ją znali.
Doświadczenie HWW w tych sprawach
HWW obroniła prawo spółki z sektora biomedycznego do odliczenia podatku VAT od licencji na specjalistyczne oprogramowanie, którą kontrahent udostępnił przez zdalny dostęp do serwera. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił w listopadzie 2025 r. decyzje organów i potwierdził, że prawo do odliczenia nie zależy od zapisania programu na nośniku ani od faktycznego rozpoczęcia korzystania z niego w dacie przekazania licencji (opis sprawy). Dokumentacja transakcji rozstrzygała tam o wyniku, i temu właśnie służy wdrożona procedura. Każda sprawa ma własny stan faktyczny, więc ten wynik nie przesądza kolejnej.