Obsługa prawna e-commerce w Kancelarii HWW dotyczy sklepów internetowych, platform sprzedażowych oraz projektów IT. Oferta obejmuje regulaminy sprzedaży i prawa konsumenta, ochronę danych osobowych, umowy IT i SaaS, własność intelektualną, zgodność regulacyjną oraz relacje z dostawcami i platformami marketplace.
Do Kancelarii zgłaszają się właściciele sklepów internetowych, spółki typu software house, dostawcy usług SaaS oraz firmy wdrażające systemy IT dla klientów biznesowych. Wspólnym mianownikiem tych zgłoszeń pozostaje umowa, regulamin albo spór, który nie wytrzymał zderzenia z rzeczywistością: klient odstąpił od zakupu na innych zasadach niż zakładano, kontrahent IT nie oddał kodu po zakończeniu współpracy, urząd zapytał o zgodność z RODO.
Z czym najczęściej przychodzą klienci z branży e-commerce i IT
- Zwroty i reklamacje konsumenckie - sklep otrzymał żądanie zwrotu towaru po dwóch tygodniach, a regulamin milczy na temat wyjątków od prawa odstąpienia. Właściciel nie wie, czy musi je uwzględnić.
- Spór o odbiór projektu IT - firma programistyczna zakończyła projekt, ale zamawiający twierdzi, że kod nie działa zgodnie ze specyfikacją, i wstrzymuje ostatnią transzę wynagrodzenia.
- Incydent ochrony danych - sklep dostał pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych po zgłoszeniu wycieku danych klientów z bazy i musi w krótkim terminie opisać, co się stało oraz jakie środki zaradcze zastosowano.
- Uporządkowanie dokumentacji przed rundą inwestycyjną - spółka technologiczna porządkuje sprawy przed inwestorem i okazuje się, że prawa do kodu, na którym opiera się produkt, formalnie należą do byłego współpracownika B2B, ponieważ umowa nie przenosiła praw autorskich w prawidłowej formie.
- Spór o wynagrodzenie z podwykonawcą IT - freelancer wystawił fakturę za etap, który zamawiający uważa za niedokończony, a umowa nie definiuje precyzyjnie kryteriów odbioru.
- Nowy regulamin serwisu - sklep wchodzi z nową funkcją, subskrypcją albo programem lojalnościowym i potrzebuje dokumentacji dopasowanej do konkretnego modelu sprzedaży, a nie skopiowanej z internetu.
Regulamin sklepu i prawo konsumenta do odstąpienia od umowy
Regulamin sklepu internetowego nie jest formalnością, lecz dokumentem, na podstawie którego rozstrzyga się większość sporów z klientami. Ustawa o prawach konsumenta nakłada na sprzedawcę obowiązek informacyjny, między innymi o prawie odstąpienia od umowy zawartej na odległość, sposobie liczenia terminu, kosztach zwrotu towaru oraz wyjątkach, w których to prawo nie przysługuje. Braki w tym zakresie skutkują wydłużeniem terminu na odstąpienie, a klient może powoływać się na niedopełnienie obowiązku informacyjnego długo po zakupie.
Od nowelizacji obejmującej tak zwanego przedsiębiorcę na prawach konsumenta część ochrony konsumenckiej dotyczy również osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Rozstrzyga to, czy dany zakup ma dla kupującego charakter zawodowy, co ocenia się przez pryzmat przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG, a nie sam fakt, że kupuje przedsiębiorca. Sklepy sprzedające do B2B często nie uwzględniają tego w regulaminie i traktują każdego przedsiębiorcę tak samo, co bywa błędem w zakresie reklamacji i odstąpienia.
Kancelaria przygotowuje i aktualizuje regulaminy pod konkretny model sprzedaży (marketplace, subskrypcja, dropshipping, sprzedaż cyfrowa), opiniuje procedury zwrotów i reklamacji oraz reprezentuje sklepy w postępowaniach sądowych i administracyjnych związanych z Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów, wszczynanych w związku z wadliwą dokumentacją sprzedażową. Więcej o zakresie tych zmian w publikacji o nowych przepisach w prawie konsumenckim.
Ochrona danych osobowych klientów i użytkowników
Sklep internetowy oraz platforma SaaS przetwarzają dane osobowe niemal na każdym kroku (formularz zamówienia, newsletter, logi serwera). RODO wymaga, aby administrator miał podstawę prawną każdego przetwarzania, prowadził rejestr czynności oraz był w stanie wykazać zgodność, a nie tylko ją deklarować. Naruszenie ochrony danych (na przykład wyciek bazy klientów albo błędna konfiguracja formularza ujawniająca dane innych użytkowników) rodzi obowiązek oceny ryzyka i, w wielu przypadkach, zgłoszenia do organu nadzorczego w krótkim, liczonym w godzinach terminie od wykrycia incydentu.
Osobnym problemem pozostają zgody marketingowe. Wielu przedsiębiorców zbiera zgodę na newsletter w sposób niespełniający wymogu dobrowolności i konkretności albo miesza ją ze zgodą na regulamin. Kancelaria wspiera klientów w przygotowaniu polityki prywatności i dokumentacji ochrony danych osobowych dopasowanej do faktycznych procesów sklepu, prowadzi analizę ryzyka przy nowych funkcjach (na przykład programie poleceń albo profilowaniu ofert) oraz reprezentuje klientów w kontaktach z UODO po zgłoszonym naruszeniu.
Umowy wdrożeniowe, SaaS i spory o odbiór projektu IT
Największe ryzyko w projektach informatycznych rzadko leży w samym kodzie, a w umowie, która go opisuje. Umowa wdrożeniowa powinna precyzyjnie określać zakres prac, harmonogram, kryteria odbioru poszczególnych etapów oraz konsekwencje opóźnienia po obu stronach. Brak jasnych kryteriów odbioru jest najczęstszą przyczyną sporu o zapłatę ostatniej transzy wynagrodzenia. Równie istotne są zapisy o utrzymaniu i wsparciu (SLA), czasach reakcji na zgłoszenie awarii oraz zasadach eskalacji, jeżeli dostawca nie dotrzymuje ustalonych terminów.
W modelu SaaS dochodzą kwestie dostępności usługi, poziomu bezpieczeństwa danych powierzonych do przetwarzania oraz warunków wypowiedzenia subskrypcji, w tym możliwości wyeksportowania danych klienta po zakończeniu współpracy. Kancelaria przygotowuje i negocjuje umowy wdrożeniowe, licencyjne oraz subskrypcyjne, opiniuje umowy proponowane przez kontrahenta zagranicznego, a także prowadzi spory o wykonanie lub zapłatę wynikające z projektów IT, zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawcy.
Prawa autorskie do kodu, znaków towarowych i tajemnicy przedsiębiorstwa
Pytanie o właściciela kodu napisanego przez zewnętrznego programistę powinno paść przed rozpoczęciem współpracy, a nie po jej zakończeniu. Majątkowe prawa autorskie do oprogramowania przechodzą na zamawiającego wyłącznie wtedy, gdy umowa wyraźnie je przenosi w wymaganej formie. Samo wykonanie usługi i zapłata wynagrodzenia tego nie zapewniają. Umowy B2B z freelancerami i software house’ami często regulują to niedbale, co ujawnia się dopiero przy audycie prawnym poprzedzającym sprzedaż spółki albo pozyskanie inwestora.
Osobną wartością bywa marka: nazwa sklepu, logo lub nazwa aplikacji, którą warto zarejestrować jako znak towarowy, zanim zrobi to konkurent albo podmiot działający w złej wierze. Ochrona obejmuje także tajemnicę przedsiębiorstwa, algorytmy, bazy klientów i know-how wewnętrzne, które wymagają odpowiednich klauzul poufności w umowach z pracownikami i współpracownikami. Kancelaria przygotowuje umowy przenoszące prawa własności intelektualnej, prowadzi rejestrację znaków towarowych oraz reprezentuje klientów w sporach o naruszenie praw autorskich lub tajemnicy przedsiębiorstwa.
Zgodność działalności z przepisami sektorowymi i ryzyko kar administracyjnych
Firmy technologiczne oraz sklepy internetowe podlegają rosnącej liczbie obowiązków regulacyjnych poza samym RODO: ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną, przepisom o cookies, obowiązkom informacyjnym wobec konsumentów przy sprzedaży treści i usług cyfrowych. Część firm z sektora IT, szczególnie dostawcy usług chmurowych oraz infrastruktury krytycznej dla innych podmiotów, może dodatkowo podlegać obowiązkom z zakresu cyberbezpieczeństwa.
Naruszenie zbiorowych interesów konsumentów (na przykład wadliwy regulamin stosowany masowo wobec klientów) skutkować może postępowaniem przed Prezesem UOKiK oraz karą finansową, niezależnie od indywidualnych roszczeń klientów. Kancelaria prowadzi audyty zgodności działalności e-commerce i IT z obowiązującymi przepisami, przygotowuje wewnętrzne procedury oraz reprezentuje klientów w postępowaniach przed organami regulacyjnymi.
Umowy z dostawcami, kurierami i platformami sprzedażowymi
Model sprzedaży rzadko opiera się dziś wyłącznie na relacji sklep, klient. Po drodze pojawia się operator płatności, firma kurierska, hurtownia w modelu dropshipping albo marketplace, na którym sklep prowadzi sprzedaż obok regulaminu własnej strony. Każdy z tych podmiotów narzuca własny regulamin lub wzór umowy, a odpowiedzialność za opóźnioną dostawę, uszkodzoną przesyłkę czy błędny stan magazynowy bywa w tych dokumentach rozłożona niekorzystnie dla sklepu, mimo że to sklep odpowiada wobec własnego klienta.
Osobnym ryzykiem są kary umowne za wcześniejsze zerwanie umowy z dostawcą oprogramowania magazynowego, integratorem płatności lub agencją marketingową, jeżeli umowa nie przewiduje możliwości wypowiedzenia w rozsądnym terminie. Kancelaria opiniuje i negocjuje umowy z dostawcami logistycznymi, operatorami płatności oraz partnerami marketplace, w tym klauzule o karach umownych i odpowiedzialności za towar, a także przygotowuje NDA przy współpracy z podmiotami mającymi dostęp do danych klientów lub know-how sklepu.
Jak wygląda współpraca z Kancelarią HWW
Współpraca rozpoczyna się od płatnej konsultacji w cenie 600 zł netto + 23% VAT (738 zł brutto), podczas której omawiany jest problem klienta, dostępne opcje działania oraz szacowany zakres dalszej pracy. Po konsultacji strony ustalają formę rozliczenia: stawkę godzinową (dla spraw o zmiennym zakresie, na przykład sporu sądowego) albo ryczałt obejmujący pakiet godzin miesięcznie ze stawką za nadwyżkę (przy stałej obsłudze prawnej sklepu lub spółki technologicznej). Zakres każdej sprawy oraz przewidywany harmonogram ustalane są indywidualnie po zapoznaniu się ze stanem faktycznym.
Jeżeli rozważasz skorzystanie z obsługi prawnej e-commerce, zakres współpracy oraz wynagrodzenie zostaną potwierdzone po ustaleniu sprawy i wskazaniu potrzebnych czynności.
Najczęstsze pytania
Czy sklep internetowy musi mieć osobną politykę prywatności i regulamin?
Tak. Są to dwa różne dokumenty o różnej podstawie prawnej. Regulamin określa zasady zawierania umów sprzedaży i prawa konsumenta, a polityka prywatności opisuje przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO. Połączenie ich w jeden dokument utrudnia klientowi zrozumienie, na co się zgadza, i bywa kwestionowane przez organy nadzoru.
Ile czasu ma klient na zwrot towaru kupionego w sklepie internetowym?
Konsumentowi przysługuje termin liczony od dnia otrzymania towaru na odstąpienie od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny, jeżeli sprzedawca prawidłowo poinformował go o tym prawie. Jeżeli obowiązek informacyjny nie został dopełniony, termin ten może istotnie się wydłużyć.
Kto jest właścicielem kodu napisanego przez zewnętrznego programistę?
Bez wyraźnego zapisu w umowie przenoszącego majątkowe prawa autorskie prawa te pozostają co do zasady przy twórcy, nawet jeżeli zamawiający zapłacił za wykonaną pracę. Umowa z programistą lub software house’em powinna precyzyjnie regulować przeniesienie praw, pola eksploatacji oraz moment przejścia praw na zamawiającego.
Co zrobić, gdy doszło do wycieku danych klientów sklepu?
W pierwszej kolejności należy ustalić zakres i przyczynę incydentu oraz ocenić ryzyko dla osób, których dane dotyczą. W zależności od wyniku tej oceny może powstać obowiązek zgłoszenia naruszenia do Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz poinformowania samych klientów, w krótkich terminach liczonych od wykrycia zdarzenia.
Czy umowa z freelancerem na zasadach B2B może zostać uznana za stosunek pracy?
Tak. Jeżeli w praktyce współpraca ma cechy podporządkowania, stałych godzin pracy i wykonywania poleceń przełożonego, organy kontrolne mogą zakwestionować formę B2B niezależnie od nazwy umowy. Ryzyko to rośnie przy długoletniej, wyłącznej współpracy jednego programisty z jedną spółką.
Jaką karę może nałożyć UOKiK za wadliwy regulamin sklepu?
Wysokość kary zależy od charakteru naruszenia i ustalana jest indywidualnie przez Prezesa UOKiK w toku postępowania. Może być odczuwalna finansowo dla przedsiębiorcy niezależnie od wielkości sklepu. Regulamin warto poddać przeglądowi prawnemu, zanim naruszenie zostanie zgłoszone przez klienta lub wykryte przez urząd.
Czy warto rejestrować nazwę sklepu lub aplikacji jako znak towarowy?
Rejestracja daje wyłączne prawo do posługiwania się oznaczeniem na terenie, na który obejmuje ochronę, i ułatwia dochodzenie roszczeń w razie naśladowania oznaczenia przez konkurencję. Bez rejestracji ochrona nazwy opiera się głównie na przepisach o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które wymagają wykazania dodatkowych przesłanek.
Kto odpowiada za zagubioną przesyłkę: sklep czy kurier?
Wobec konsumenta odpowiada sprzedawca, ponieważ to on jest stroną umowy sprzedaży, niezależnie od treści jego wewnętrznej umowy z firmą kurierską. Możliwość i zakres regresu wobec przewoźnika zależą od treści umowy przewozu oraz regulaminu operatora logistycznego. Warto je zweryfikować przed rozpoczęciem współpracy, a nie po pierwszej zaginionej przesyłce.
