Na wstępie podkreślić należy, że jedną z najważniejszych wytycznych uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co oczywiste, wydatek należy także należycie udokumentować w sposób przewidziany w przepisach podatkowych.
Ogólnie ujmując, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów albo też zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, o ile określone wydatki nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów na podstawie przepisów szczególnych ustawy podatkowej. Ponadto, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Niemniej jednak, z takiego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
Co może być kosztem?
Poniżej przedstawiamy listę nieoczywistych wydatków, w stosunku do których Dyrektor KIS uznał, iż mogą one zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.
Środki transportu:
- Rower (interpretacja indywidualna z dnia 7 października 2022 r. znak: 0114-KDIP3-1.4011.779.2022.2.AC).
- Łyżworolki (interpretacja indywidualna z dnia 25 stycznia 2017 r. znak: 1061-IPTPB4.4511.258.2016.1.MH).
- Hulajnoga elektryczna (interpretacja indywidualna z dnia 12 września 2019 r. znak: 0113-KDIPT2-1.4011.321.2019.2.KU).
- Monocykl (interpretacja indywidualna z dnia 23 września 2022 r. znak: 0111-KDIB1-1.4010.383.2022.2.SH).
W tych przypadkach zasadność wydatku argumentowana była możliwością skorzystania z alternatywnych sposobów podróży do i z miejsca pracy czy na spotkania z klientami, optymalizacją czasu podróży, czy też związanym z tym zmniejszeniem kosztów np. zakupu paliwa czy opłat parkingowych.
Elektronika:
- Smartwatch (interpretacja indywidualna z dnia 12 lutego 2021 r. znak: 0115-KDIT3.4011.3.2021.1.KR).
- Telewizor (interpretacja indywidualna z dnia 19 lipca 2021 roku znak: 0115-KDWT.4011.191.2021.1.KG).
- Konsola do gier (interpretacja indywidualna z dnia 3 sierpnia 2023 r. znak: 0111-KDIB1-1.4010.328.2023.1.KM).
W tych przypadkach zasadność wydatku argumentowano odpowiednio:
- pozostawaniem w stałym kontakcie z klientami w trakcie organizowanych prezentacji, monitorowaniem połączeń i wiadomości przychodzących bez przerywania spotkania czy też szybkie sprawdzanie wiadomości e-mail dzięki czemu usprawniona jest reakcja na zapytania;
- prowadzeniem prezentacji, organizowaniem wideo-konferencji, udziałem w spotkaniach oraz rozprawach online;
- wykorzystywaniem sprzętu w strefie relaksu dla pracowników oraz współpracowników zarówno w godzinach pracy jak i poza nimi.
Akcesoria:
- Zegarek (interpretacje indywidualne z dnia 9 maja 2023 r. znak: 0113-KDIPT1-2.4012.154.2023.4.SM oraz znak: 0113-KDIPT2-1.4011.183.2023.4.AP).
W tym przypadku, w obu interpretacjach sprawa dotyczyła adwokata, który zakupił zegarek w celu wykorzystywania go wyłącznie do wykonywania zadań zawodowych, w tym w szczególności do pomiaru czasu spotkań na potrzeby dokładnego rozliczenia z klientem według przyjętego systemu.
Dyrektor KIS mówi „nie” dla okularów korekcyjnych
Omawiając ciekawe przypadki kosztów wspomnieć także należy o specyficznym wydatku jakim mogą być okulary korekcyjne.
Jednakże w tym przypadku Dyrektor KIS konsekwentnie odmawia uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Dla przykładu, w interpretacji indywidualnej z dnia 18 stycznia 2023 r. znak: 0115-KDIT3.4011.920.2022.1.AD wskazano, że tego typu wydatek oczywiście może mieć związek z prowadzeniem działalności gospodarczej, ale istotą okularów korekcyjnych jest dbałość o zdrowie podatnika, a więc jest to wydatek osobisty, związany wyłącznie ze stanem zdrowia i wada wzroku wymagająca korekcji, a więc z okolicznością niezależną od prowadzonej działalności gospodarczej.
Nietypowe koszty w firmie, wydatki a koszty
Podsumowując, choć niektóre nietypowe koszty w firmie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu, ważne jest aby były one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz aby były prawidłowo udokumentowane. Interpretacje indywidualne Dyrektora KIS stanowią bowiem cenne źródło informacji dla podatników, pomagając im zrozumieć, które wydatki można uwzględnić przy rozliczaniu podatku. Jednak należy pamiętać, że nie stanowią one powszechnie wiążącego źródła interpretacji przepisów, stąd też każdy wydatek należy każdorazowo rozpatrywać indywidualnie. Jeżeli interesują Cię zagadnienia takie jak wydatki a koszty lub masz wątpliwości dotyczące tych kwestii, skorzystaj z usług Kancelarii HWW Hewelt Wojnowski Lindner i Wspólnicy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy rower, hulajnoga elektryczna czy monocykl mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu?
Tak, środki transportu takie jak rower, hulajnoga elektryczna czy monocykl mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Zasadność takiego wydatku wynika z możliwości optymalizacji czasu podróży do pracy czy na spotkania z klientami. Dodatkowo pozwala to na zmniejszenie innych kosztów, takich jak paliwo czy opłaty parkingowe.
W jakich sytuacjach smartwatch, telewizor czy konsola do gier mogą stać się kosztem firmy?
Sprzęt elektroniczny może być kosztem, jeśli służy do stałego kontaktu z klientami, prowadzenia prezentacji czy udziału w wideokonferencjach. Smartwatch pozwala na szybką reakcję na wiadomości bez przerywania pracy, a telewizor ułatwia organizację spotkań online. Konsola do gier może być wykorzystywana w strefie relaksu dla pracowników w godzinach pracy i poza nimi.
Czy zakup zegarka może być uznany za koszt uzyskania przychodu?
Tak, zakup zegarka może być kosztem, jeśli jest wykorzystywany wyłącznie do celów zawodowych. Przykładem jest adwokat, który używa zegarka do precyzyjnego pomiaru czasu spotkań z klientami w celu ich rozliczenia. Kluczowe jest udowodnienie ścisłego związku wydatku z wykonywaną działalnością gospodarczą.
Czy okulary korekcyjne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej konsekwentnie odmawia uznania okularów korekcyjnych za koszty uzyskania przychodu. Taki wydatek uznawany jest za osobisty, związany ze stanem zdrowia i wadą wzroku, które są niezależne od prowadzonej działalności gospodarczej. Nawet jeśli okulary ułatwiają pracę, ich podstawowa funkcja to dbałość o zdrowie.
Jakie są główne warunki, aby nietypowy wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodu?
Wydatek musi być racjonalnie i gospodarczo uzasadniony oraz mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jego celem powinno być osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła. Ponadto, każdy taki wydatek musi być należycie udokumentowany zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Masz pytanie podatkowe albo spór z urzędem?
Od tego pytania zaczyna się większość rozmów z prawnikiem. Konsultacja jest płatna, 600 zł netto. Płacisz za realną poradę: powiemy, czy masz problem prawny, co da się z nim zrobić i ile to mniej więcej kosztuje. Na nic dalej Cię to nie wiąże, a przepisy zostaw nam, od tego jesteśmy.
- 1 Rozmowa
Mówisz, co się dzieje, własnymi słowami.
- 2 Co dalej
Powiemy, jakie masz wyjścia i ile to kosztuje.
- 3 Działamy
Dajesz zielone światło i sprawa jest nasza.
Praktyka obejmuje bieżące doradztwo w zakresie prawa administracyjnego oraz podatkowego. Posiada szerokie doświadczenie w zakresie obsługi postępowań sądowych, administracyjnych, podatkowych oraz sądowo-administracyjnych dotyczących zarówno klientów indywidualnych, jak również podmiotów gospodarczych, w tym także uzyskane w ramach wieloletniej obsługi jednostek samorządu terytorialnego i innych jednostek sektora finansów publicznych.
Zobacz profil →Nie przegap kolejnej analizy
Co miesiąc najważniejsze nowelizacje i ich praktyczne skutki dla biznesu, zebrane i zinterpretowane przez prawników HWW.
