Kłopotliwe wydatki na reprezentację
Tytułem wstępu zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Zarówno sądy administracyjne jak i organy podatkowe definiując pojęcie „reprezentacja”, z uwagi na brak jego ustawowej definicji, odwołują się do jego słownikowego znaczenie zgodnie, z którym „reprezentacja” stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu.
Jednocześnie kwalifikacja każdego przypadku, w tym kontekście wydatków ponoszonych na współpracowników powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności (tak Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale 7 sędziów z dnia 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11).
Czego dotyczyła sprawa
W przedmiotowej sprawie wnioskodawca był polskim producentem oprogramowania. Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i związaną z nią strategią zarządzania personelem chciał organizować spotkania integracyjne mające na celu integrację zatrudnionych w spółce, pracujących w zespołach pracowników oraz współpracowników (osoby na umowach współpracy B2B).
Potrzeba organizowania spotkań integracyjnych wynikała z tego, że spółka organizuje pracę w zespołach mieszanych, pracownicy ze współpracownikami oraz z faktu, że posiada oddziały rozsiane po całej Polsce. Zespoły, w ramach których wykonywane są projekty, składają się z osób pracujących w jednym oddziale i biurze, z osób pracujących w ramach działalności gospodarczych poza biurami spółki, oraz z osób zatrudnionych w różnych oddziałach w różnych miastach. Z tej przyczyny osoby te nie mają często możliwości poznać się osobiście i zintegrować.
W wydanej w dniu 21 czerwca 2018 r. interpretacji indywidualnej (znak: 0111-KDIB2-3.4010.103.2018.1.KB) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe wskazując, że:
Odnośnie wydatków związanych z uczestnictwem w spotkaniach o charakterze integracyjnym osób fizycznych, które nie są zatrudnione w Spółce, a jedynie świadczą na jej rzecz usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (umowy o współpracy B2B), wskazać należy, że wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Z uwagi na to, że z tymi osobami Wnioskodawcę łączą jedynie powiązania biznesowe jako równorzędnych partnerów, nie można uznać, że spotkania o charakterze integracyjnym wpływają na zwiększenie przychodów, bądź zabezpieczenie ich źródła.
Mając zatem powyższe na względzie stwierdzić należy, ze wydatki związane z organizacją spotkań o charakterze integracyjnym w zakresie dotyczącym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą noszą znamiona reprezentacji, mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach kontrahentów i partnerów biznesowych, uwypuklenie swojej zasobności i profesjonalizmu, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku Wnioskodawcy dla potencjonalnego zawarcia umowy lub stworzenia oczekiwanego wizerunku Wnioskodawcy dla potencjonalnego zawarcia umowy lub stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia. Tym samym wydatki poniesione z tego tytułu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p., nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.
Korzystne orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego
W inny sposób (korzystny dla wnioskodawcy) na sprawę spojrzał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie. Sąd w wyroku z 29 marca 2022 r. sygn. I SA/Rz 94/22 uchylił interpretację orzekając, że:
(…) w kontekście okoliczności przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego i zarzutu skargi stwierdzić należy, że podstawą wykluczenia z kosztów uzyskania przychodów skarżącej, wydatków ponoszonych na organizację imprez integracyjnych, w części odnoszącej się do współpracowników skarżącej, nie może być zakwalifikowanie ich jako kosztów na reprezentację.
Pytanie skarżącej o zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez nią, w związku z udziałem współpracowników w imprezach integracyjnych, postawione zostało nie w kontekście tworzenia bezpośrednich warunków współpracy z nimi przez spółkę, ale udziału tychże osób w realizacji obowiązków przez poszczególne zespoły skarżącej, tworzone przez pracowników i współpracowników. W tej więc sytuacji stwierdzić należy, że wątpliwości skarżącej dotyczyły oddziaływania i efektów uzyskiwanych przez nią, w związku z ponoszeniem omawianych wydatków, nie w relacji pomiędzy spółką a nimi, ale w kontekście wpływu tego rodzaju działalności na ogólne efekty uzyskiwane przez skarżącą, w ramach jej działalności operacyjnej.
(…) organ nieuzasadnienie zakwalifikował wydatki ponoszone na koszty integracji, w części dotyczącej współpracowników, jako koszty reprezentacji, wyłączone z mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. z kosztów uzyskania przychodów spółki.
Jednak reprezentacja, co wyklucza wydatek z kosztów podatkowych
Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok z 19 października 2022 r. sygn. II FSK 572/22) nie przekonały argumenty spółki oraz sądu pierwszej instancji zgodnie, z którymi integracja całego zespołu wpływa na jakość ich pracy, pozwala na integrację pracowników ze współpracownikami (tworzących zespoły), polepsza atmosferę, a także wpływa pozytywnie na realizację zadań, co w konsekwencji wpływa na przychody spółki. Zdaniem sądu inną kwestią jest prawnopodatkowa kwalifikacja wydatku, a ta nakazuje alokację do wydatków na reprezentację, co tym samym dyskwalifikuje przedmiotowe wydatki z kosztów podatkowych.
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego pozostawia wiele do życzenia
Profiskalne podejście Naczelnego Sądu Administracyjnego w tej i innych podobnych sprawach może zastanawiać, tym bardziej że sąd stawał już po stronie podatników np. w zakresie lunchów biznesowych np. wyrok z 20 października 2022 r. sygn. II FSK 531/20. W tym przypadku od sądu można było oczekiwać bardziej kompleksowego i „życiowego” spojrzenia na rozpatrywaną sprawę, w szczególności z perspektywy aktualnych realiów biznesowyc
Najczęściej zadawane pytania
Czy wydatki na imprezy integracyjne z udziałem współpracowników na umowach B2B są kosztem podatkowym?
Według wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego wydatki te nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Sąd uznał, że mają one charakter reprezentacji, ponieważ służą wykreowaniu pozytywnego wizerunku firmy w oczach partnerów biznesowych. Oznacza to, że nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Dlaczego organy podatkowe i sądy uznają takie wydatki za reprezentację?
Reprezentacja to działania skierowane do kontrahentów lub potencjalnych partnerów w celu ułatwienia zawarcia umowy czy stworzenia korzystnych warunków współpracy. W przypadku współpracowników B2B relacja ma charakter biznesowy, więc integracja jest traktowana jako budowanie wizerunku, a nie wewnętrzna organizacja pracy.
Czy istnieją orzeczenia sądowe korzystne dla podatników w tej kwestii?
Tak, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie uznał, że integracja zespołów mieszanych wpływa na efektywność operacyjną i nie powinna być kwalifikowana jako reprezentacja. Sąd ten wskazywał, że celem takich spotkań jest poprawa współpracy w ramach realizowanych zadań, a nie budowanie wizerunku wobec zewnętrznych partnerów.
Jaki jest ostateczny stan prawny po wyroku NSA z października 2022 roku?
Naczelny Sąd Administracyjny uchylił korzystny dla spółki wyrok WSA, przyjmując, że w tej części wydatki nie stanowią kosztu podatkowego. Mimo argumentów o wpływie na atmosferę i jakość pracy, sąd priorytetowo traktuje prawnopodatkową kwalifikację wydatku jako reprezentacyjnego, co wyklucza ich odliczenie.
Czy podejście sądu jest spójne z innymi wyrokami dotyczącymi kosztów firmowych?
Artykuł wskazuje na pewną niekonsekwencję, ponieważ NSA w innych sprawach, np. dotyczących lunchów biznesowych, opowiadał się po stronie podatników. W przypadku integracji z kontrahentami B2B sąd jednak stosuje sztywną definicję reprezentacji, co może budzić wątpliwości co do kompleksowego podejścia do realiów biznesowych.
Masz pytanie podatkowe albo spór z urzędem?
Od tego pytania zaczyna się większość rozmów z prawnikiem. Konsultacja jest płatna, 600 zł netto. Płacisz za realną poradę: powiemy, czy masz problem prawny, co da się z nim zrobić i ile to mniej więcej kosztuje. Na nic dalej Cię to nie wiąże, a przepisy zostaw nam, od tego jesteśmy.
- 1 Rozmowa
Mówisz, co się dzieje, własnymi słowami.
- 2 Co dalej
Powiemy, jakie masz wyjścia i ile to kosztuje.
- 3 Działamy
Dajesz zielone światło i sprawa jest nasza.
Specjalizuje się w polskim i międzynarodowym prawie podatkowym, ze szczególnym uwzględnieniem podatków dochodowych (CIT, PIT) oraz kwestii opodatkowania transakcji transgranicznych. Posiada wieloletnie doświadczenie w świadczeniu kompleksowego doradztwa podatkowego, obejmującego przygotowywanie opinii prawno-podatkowych, wniosków o interpretacje indywidualne oraz przeprowadzanie przeglądów podatkowych.
Zobacz profil →Nie przegap kolejnej analizy
Co miesiąc najważniejsze nowelizacje i ich praktyczne skutki dla biznesu, zebrane i zinterpretowane przez prawników HWW.
