Aby spełnić powyższe obowiązki w pierwszej kolejności spółka powinna dysponować sporządzanym przez swoją księgowość sprawozdaniem finansowym, które powinno zostać podpisane zarówno przez osobę sporządzającą sprawozdanie, jak i przez kierownika jednostki.
Sprawozdania finansowe za poprzedni rok obrotowy zatwierdzane są uchwałą przez wspólników spółki. Jednak w porządku obrad powinny znaleźć się również inne uchwały, m.in. dotyczące zysku bądź straty wykazanej w rachunku zysków i strat ujętym w sprawozdaniu lub też w przedmiocie udzielenia bądź odmowy udzielenia absolutorium członkom organów.
Warto również dokonać analizy w zakresie konieczności sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki, które w zależności od rodzaju formy prawnej spółki, sporządza Zarząd bądź Komplementariusz spółki.
Ustawa o rachunkowości wyraźnie stanowi, na kim spoczywa obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności, określa szczegółowe elementy jakie powinny znajdować się w tym sprawozdaniu oraz wskazuje, kiedy nie trzeba go sporządzać.
W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz w przypadku specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki. (art. 49).
Oczywiście przedmiotem obrad właściwego dla danej spółki organu mogą być również inne sprawy dotyczące funkcjonowania spółki, przykładowo powołanie członków Zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością na nową kadencję, jeżeli zgodnie z art. 202 § 1 ksh mandat dotychczasowych członków Zarządu wygasa. Należy mieć bowiem na uwadze, iż zgodnie z ww. przepisem:
§ 1 Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, oraz
§ 2 W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Pamiętajmy, że za niezłożenie sprawozdań finansowych w terminie grożą określone sankcje, chociażby takie jak: kara grzywny, ograniczenia, a także pozbawienia wolności. Sąd rejestrowy może wezwać do złożenia sprawozdania, a jeżeli spółka nie zastosuje się do tego wezwania, może zostać również wszczęte względem niej postępowanie przymuszające. Jeżeli i to nie odniesienie skutku, sąd może wymierzyć grzywnę, nawet wielokrotnie. W razie niezłożenia sprawozdania za 2 kolejne lata obrotowe należy liczyć się z możliwością wszczęcia postępowania o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Warto więc pamiętać o tych kluczowych datach:
- 30 czerwca 2022 r., termin na sporządzenie i podpisanie sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z działalności jednostki
- **30 września 2022 r., ** termin na zatwierdzenie sprawozdań i podjęcie innych powiązanych uchwał przez Wspólników
- 15 dni od dnia zwołania Zwyczajnego Zgromadzenia/Zebrania/Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Wspólników, termin na wysłanie sprawozdania i zatwierdzających je uchwał do Repozytorium Dokumentów Finansowych
- 15 października 2022 r., ostateczny termin na wysłanie sprawozdań
Najczęściej zadawane pytania
Kto musi podpisać sprawozdanie finansowe, aby było ono ważne?
Sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez osobę, która je sporządziła, oraz przez kierownika jednostki. Jest to kluczowy krok formalny przed zatwierdzeniem dokumentu przez wspólników.
Czy wspólnicy zatwierdzają tylko sprawozdanie finansowe podczas zgromadzenia?
Nie, oprócz zatwierdzenia sprawozdania finansowego wspólnicy powinni podjąć uchwały dotyczące zysku lub straty. Muszą również rozstrzygnąć kwestię udzielenia lub odmowy udzielenia absolutorium członkom organów spółki.
Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania z działalności jednostki?
W przypadku spółek kapitałowych i innych podmiotów wskazanych w ustawie, sprawozdanie z działalności sporządza kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym. W innych formach prawnych obowiązek ten spoczywa na Zarządzie lub Komplementariuszu.
Co grozi spółce za niezłożenie sprawozdań finansowych w terminie?
Za niezłożenie sprawozdań grożą sankcje takie jak kara grzywny, ograniczenia czy nawet pozbawienie wolności. Sąd rejestrowy może wymierzyć wielokrotne grzywny, a w skrajnych przypadkach wszcząć postępowanie o rozwiązanie spółki bez likwidacji.
Kiedy wygasa mandat członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?
Mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Jeśli kadencja trwa dłużej niż rok, mandat wygasa po zatwierdzeniu sprawozdania za ostatni pełny rok obrotowy, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Masz pytanie podatkowe albo spór z urzędem?
Od tego pytania zaczyna się większość rozmów z prawnikiem. Konsultacja jest płatna, 600 zł netto. Płacisz za realną poradę: powiemy, czy masz problem prawny, co da się z nim zrobić i ile to mniej więcej kosztuje. Na nic dalej Cię to nie wiąże, a przepisy zostaw nam, od tego jesteśmy.
- 1 Rozmowa
Mówisz, co się dzieje, własnymi słowami.
- 2 Co dalej
Powiemy, jakie masz wyjścia i ile to kosztuje.
- 3 Działamy
Dajesz zielone światło i sprawa jest nasza.
Specjalizuje się w korporacyjnej obsłudze podmiotów gospodarczych oraz ochronie danych osobowych. Wspomaga klientów kancelarii w przygotowywaniu wszelkiej dokumentacji korporacyjnej, w tym w rejestracji spółek handlowych oraz w dalszej rejestracji zmian, a także udziela bieżącego i kompleksowego doradztwa w zakresie prowadzonej działalności. Zapewnia doradztwo w przeprowadzaniu procesów transformacyjnych spółek handlowych, w tym w procesach przekształceń i połączeń. Przygotowuje oraz opiniuje umowy, regulaminy i…
Zobacz profil →Nie przegap kolejnej analizy
Co miesiąc najważniejsze nowelizacje i ich praktyczne skutki dla biznesu, zebrane i zinterpretowane przez prawników HWW.
