Jak zatwierdzić sprawozdanie finansowe w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Obowiązek tworzenia sprawozdań finansowych nie jest zależny od formy prowadzenia działalności gospodarczej czy wielkości przedsiębiorstwa. Kluczowym aspektem jest sposób prowadzenia ewidencji księgowej, do składania sprawozdań finansowych zobowiązane są wszystkie podmioty, które prowadzą pełną księgowość.

Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek osób zarządzających spółką, ustawa o rachunkowości nazywa ich kierownikami jednostki. W spółce z o.o. takimi osobami będą członkowie zarządu lub likwidatorzy w postępowaniu likwidacyjnym, bądź syndyk w postępowaniu upadłościowym. Jeśli organ kierujący jednostką jest wieloosobowy, sprawozdanie muszą podpisać wszyscy członkowie tego organu. Sprawozdanie finansowe może sporządzić biuro rachunkowe, jednak odpowiedzialność za jego treść nadal będzie spoczywała na członkach zarządu. Sprawozdanie  finansowe jest źródłem informacji o kondycji finansowej spółki dla jej wspólników.

Sprawozdanie finansowe zawiera informacje na temat sytuacji finansowej spółki. Znajdują się w nim:

• Bilans zestawiający aktywa i pasywa spółki na dzień bilansowy,
• Rachunek zysków i strat przedstawiający przychody, koszty, zyski i straty spółki,
• Informacje dodatkowe, które są objaśnieniami do sprawozdania finansowego, wyjaśniają opis przyjętych zasad rachunkowości.

Spółka ma 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie musi być sporządzone do 31 marca.

Sprawozdanie finansowe jest zatwierdzane na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Zasada ta bezpośrednio wynika z art. 231 Kodeksu spółek handlowych. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, czyli w większości spółek terminem granicznym będzie czerwiec.

Zwołanie zwyczajnego zgromadzenia jest obowiązkiem zarządu. W toku likwidacji spółki, ta powinność spoczywa na likwidatorach. Jeśli zarząd bądź likwidatorzy nie wypełnią tego obowiązku w wyznaczonym terminie, to uprawnienie to przechodzi na radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.

Ustawa o rachunkowości zobowiązuje spółkę do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki  najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, tak aby mogli się dostatecznie zapoznać z tymi dokumentami.

Przepisy przedstawiają co ma być przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli nie zostało to wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków (absolutorium musi być udzielone wszystkim osobom, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w ostatnim roku obrotowym).

Zarząd powinien zainicjować dyskusję obejmującą kwestie zawarte w sprawozdaniu zarządu z działalności spółki oraz w sprawozdaniu finansowym.

Zgromadzenie wspólników może zatwierdzić sprawozdania albo odmówić ich zatwierdzenia, może też zwrócić sprawozdanie zarządowi do  uzupełnienia lub poprawienia i ponownego przedstawienia. Sprzeciw w zatwierdzeniu sprawozdań musi mieć merytoryczne uzasadnienie.

Zatwierdzone już dokumenty sprawozdawcze muszą być złożone do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Wszystkie dokumenty powinny zostać złożone w ciągu 15 dni od ich zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników. Niezłożenie dokumentów w wyznaczonym terminie jest zagrożone karą grzywny.

Spółka musi złożyć:

• sprawozdanie finansowe,
• uchwałę wspólników zatwierdzającą sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z działalności podmiotu,
• sprawozdanie z badania sprawozdania przez biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie wymagało przeprowadzenia badania,
• uchwałę o pokryciu straty lub podziale zysku.

Można tego dokonać elektronicznie poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych, jest to bezpłatne. Zgłoszenia można również dokonać poprzez system teleinformatyczny S24, jest to jednak opcja płatna.

Najczęściej zadawane pytania

W jakim terminie trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?

Spółka ma 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie należy sporządzić do 31 marca.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie zarządu, ponieważ to na nich spoczywa odpowiedzialność za jego treść, niezależnie od tego, czy sporządziło je biuro rachunkowe.

Gdzie i w jakim terminie składa się zatwierdzone sprawozdanie?

Zatwierdzone sprawozdanie składa się do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników. Dokumenty można przesłać bezpłatnie i elektronicznie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Ile wcześniej wspólnicy muszą otrzymać sprawozdanie przed zgromadzeniem?

Spółka udostępnia wspólnikom roczne sprawozdanie finansowe najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem, aby mogli się z nim zapoznać.

Co może zrobić zgromadzenie, jeśli ma zastrzeżenia do sprawozdania?

Zgromadzenie wspólników może zatwierdzić sprawozdanie, odmówić jego zatwierdzenia albo zwrócić je zarządowi do uzupełnienia lub poprawienia i ponownego przedstawienia.