Rozliczanie energii z najemcami - zakres analizy modelu
Rozliczanie energii dla najemców w budynku lub parku przemysłowym wymaga ustalenia, w jakim modelu energia jest dostarczana do lokali i na jakiej podstawie obciąża się nią najemców. Analiza obejmuje w szczególności rzeczywisty przepływ energii, układ umów, tytuł prawny do infrastruktury, sposób pomiaru oraz konstrukcję opłat. Dla oceny prawnej istotne jest przy tym nie samo nazewnictwo świadczenia, lecz jego treść - określenie płatności jako „refaktury” albo składnika opłat za lokal nie przesądza o jej kwalifikacji. W razie wątpliwości co do przyjętego modelu warto skonsultować go z prawnikiem jeszcze przed zawarciem lub zmianą umów z najemcami.
Energia dla najemców - przepływ energii i strony umów
Ocenę modelu rozliczeń należy rozpocząć od sporządzenia schematu fizycznego i umownego. Powinien on obejmować punkt poboru energii, liczniki główne i podrzędne, jej źródło, wszystkie lokale oraz podmioty występujące na poszczególnych odcinkach. Do schematu należy następnie przypisać sprzedawcę, operatora, właściciela lub zarządcę obiektu, najemców oraz ewentualny podmiot posiadający tytuł prawny do linii bezpośredniej. Istotne jest ustalenie, kto zawiera umowę sprzedaży i dystrybucji albo umowę kompleksową ze sprzedawcą i operatorem systemu dystrybucyjnego, na jakim układzie pomiarowym energia wchodzi do budynku lub na teren parku, jaką infrastrukturą jest przekazywana do najemców oraz kto jest stroną umów z najemcami. Tak opracowany schemat pozwala zweryfikować, czy postanowienia umów odpowiadają rzeczywistemu przepływowi energii w obiekcie. Od tych ustaleń może zależeć ocena, czy właściciel lub zarządca pozostaje wyłącznym odbiorcą energii i jedynie przenosi na najemców koszty jej zakupu, czy też jego działalność nabiera cech sprzedaży energii.
Zgodnie z art. 45a ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne opłaty, które przedsiębiorstwo energetyczne wylicza dla odbiorcy na podstawie ust. 1, z uwzględnieniem udzielonych odbiorcy upustów i bonifikat, stanowią koszty zakupu energii elektrycznej (a także paliw gazowych lub ciepła) dostarczanej do budynku, w którym znajdują się lokale mieszkalne i użytkowe, zamieszkane lub użytkowane przez osoby niebędące odbiorcami. Stosownie do ust. 4 koszty te są rozliczane w opłatach pobieranych od tych osób, a wysokość opłat powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie ponoszonych przez odbiorcę kosztów zakupu. Z kolei zgodnie z ust. 6, jeżeli wyłącznym odbiorcą energii elektrycznej dostarczanej do budynku jest właściciel lub zarządca budynku wielolokalowego, jest on odpowiedzialny za rozliczanie na poszczególne lokale całkowitych kosztów zakupu tej energii. Rozliczenie z najemcami powinno więc odzwierciedlać rzeczywiste koszty zakupu energii, a nie stanowić źródła dodatkowego przychodu.
Odrębnej analizy wymaga art. 32 ust. 1 pkt 4 Prawa energetycznego, zgodnie z którym uzyskania koncesji wymaga wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami lub energią, z wyłączeniami wymienionymi w tym przepisie. W odniesieniu do energii elektrycznej wyłączenia te dotyczą:
- obrotu energią elektryczną dokonywanego na giełdzie towarowej lub na rynku organizowanym przez podmiot prowadzący rynek regulowany, przez towarowe domy maklerskie lub domy maklerskie prowadzące działalność maklerską w zakresie obrotu towarami giełdowymi oraz przez spółkę prowadzącą giełdę towarową, giełdową izbę rozrachunkową, Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. lub przez spółkę, której Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. przekazał wykonywanie części swoich zadań, nabywające energię elektryczną, z tytułu realizacji zadań określonych w ustawie z dnia 26 października 2000 r. o giełdach towarowych;
- obrotu energią elektryczną innego niż określony powyżej, dokonywanego przez giełdową izbę rozrachunkową, przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A., lub przez spółkę, której Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. przekazał wykonywanie części swoich zadań, w odniesieniu do transakcji zawieranych poza giełdą towarową lub rynkiem, o których mowa powyżej;
- obrotu energią elektryczną dokonywanego w ramach działalności wyznaczonych operatorów rynku energii elektrycznej w zakresie uregulowanym rozporządzeniem Komisji (UE) 2015/1222 z dnia 24 lipca 2015 r. ustanawiające wytyczne dotyczące alokacji zdolności przesyłowych i zarządzania ograniczeniami przesyłowymi;
- obrotu energią elektryczną dokonywanego przez spółdzielnię energetyczną w ramach działalności prowadzonej na rzecz wszystkich odbiorców należących do tej spółdzielni.
Istotne jest przy tym, że żadne z wyłączeń dotyczących energii elektrycznej nie opiera się na niewielkiej skali obrotu ani nie obejmuje rozliczeń z najemcami. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każde rozliczenie kosztów zakupu energii z najemcą stanowi obrót energią, ani że pozostaje ono poza obowiązkiem koncesyjnym. Kwalifikacja prawna wymaga zatem oceny konkretnego modelu rozliczeń.
Infrastruktura, pomiary i rola zarządcy
Ocena modelu rozliczeń wymaga ustalenia, do kogo należy infrastruktura między punktem poboru a lokalami, kto nią zarządza i kto odpowiada za odczyty. Istotne są schematy elektryczne lub cieplne, protokoły liczników, zasady przypisywania strat i różnic pomiarowych oraz zgodność okresów odczytu z fakturami źródłowymi. Bez tych danych trudno potwierdzić, czy suma obciążeń lokali odpowiada całkowitym kosztom zakupu energii dla budynku. W przypadku ciepła lub chłodu art. 45a Prawa energetycznego określa wymagania dotyczące wyposażenia w urządzenia pomiarowe. Jeżeli miejsce zainstalowania układu pomiarowo-rozliczeniowego służącego do rozliczeń kosztów zakupu ciepła lub chłodu jest wspólne dla dwóch lub więcej budynków wielolokalowych albo dla dwóch lub więcej grup lokali lub lokali, ich właściciele lub zarządcy są obowiązani wyposażyć budynki i grupy lokali w ciepłomierze, a lokale - o ile jest to technicznie wykonalne i opłacalne - w ciepłomierze lub podzielniki kosztów ogrzewania oraz w wodomierze do pomiaru ciepłej wody użytkowej. Wszystkie te urządzenia powinny posiadać funkcję zdalnego odczytu.
Z kolei, budynki zasilane z sieci ciepłowniczej oraz budynki wielolokalowe zasilane z kotłowni wyposaża się w urządzenia umożliwiające rozliczenie zużytego ciepła lub chłodu, w tym ciepłomierz budynku oraz, o ile jest to technicznie wykonalne i opłacalne, ciepłomierze lub podzielniki kosztów ogrzewania i wodomierze ciepłej wody w poszczególnych lokalach, posiadające funkcję zdalnego odczytu.
W modelu, w którym energia jest dostarczana najemcom z własnej jednostki wytwórczej, należy ustalić, czy infrastruktura łącząca tę jednostkę z odbiorcami stanowi linię bezpośrednią w rozumieniu art. 3 pkt 11f Prawa energetycznego oraz kto posiada do niej tytuł prawny. Jeżeli ta kwalifikacja zostanie potwierdzona, art. 7aa ust. 1 nakłada na podmiot posiadający tytuł prawny do linii bezpośredniej obowiązki dotyczące np.:
- zarządzania jej pracą i utrzymania;
- zapewnienia ciągłości dostaw oraz odpowiednich parametrów jakościowych energii elektrycznej dostarczanej linią bezpośrednią;
- niezwłocznego udzielania informacji na żądanie operatora systemu elektroenergetycznego, na którego obszarze działania zbudowano linię lub Prezesa URE;
- zainstalowania oraz zapewnienia prawidłowego działania układu pomiarowo-rozliczeniowego umożliwiającego określenie ilości energii elektrycznej dostarczanej linią bezpośrednią;
- umożliwienia operatorowi odczytu danych pomiarowych z tego układu.
Podmiot ten jest ponadto obowiązany zgłosić Prezesowi URE zamiar zmiany informacji lub schematu linii bezpośredniej, przed dostosowaniem linii do tych zmian, a także jej likwidację. Obowiązki te należy uwzględnić przy ustalaniu podziału odpowiedzialności między uczestników modelu.
Opłaty, dokumentacja i skutki podatkowe
Zgodnie z art. 45a ust. 4 Prawa energetycznego opłaty pobierane od użytkowników lokali powinny zapewniać wyłącznie pokrycie ponoszonych przez odbiorcę kosztów zakupu energii. Informacje o tych kosztach, stosownie do ust. 4a, są udzielane nieodpłatnie. Opłata nie powinna zatem obejmować marży ani innych składników wykraczających poza koszty zakupu. Prawidłowość rozliczenia wymaga więc zestawienia faktur zakupu z przyjętą metodą podziału kosztów oraz weryfikacji każdej pozycji obciążającej najemców.
Ponadto ta sama zasada obowiązuje odpowiednio, gdy odbiorca będący właścicielem lub zarządcą budynku ustala opłaty dla użytkowników lokali, do których ciepło jest dostarczane z własnych źródeł i instalacji cieplnych. W takim wariancie należy również oddzielić koszty objęte tą zasadą od pozostałych należności. Każda inna należność wymaga odrębnej podstawy i oceny, której art. 45a ust. 4 nie rozstrzyga.
Ocena skutków podatkowych wymaga odrębnej analizy, którą należy przeprowadzić po ustaleniu modelu regulacyjnego i umownego. Powinna ona opierać się na właściwych przepisach podatkowych, a nie wyłącznie na nazwie pozycji na fakturze lub przyjętym w firmie określeniu rozliczenia. Do przeprowadzenia analizy potrzebna jest dokumentacja obejmująca sposób dokumentowania należności, przykładowe rozliczenia, faktury zakupu, zestawienie składników opłaty oraz zapisy umów.
Warianty uporządkowania dokumentacji rozliczeń
W zależności od wyników analizy modelu rozliczeń możliwe są trzy sposoby uporządkowania dokumentacji. Pierwszy z nich zakłada utrzymanie dotychczasowego modelu, o ile analiza potwierdzi spójność przepływu energii, ról stron, podstawy naliczania opłat oraz dokumentów. W takim przypadku wystarczające jest ujednolicenie schematu obiektu, umów, regulaminu rozliczeń, danych licznikowych i wzoru rozliczenia, tak aby każdą kwotę można było prześledzić od faktury zakupu do obciążenia konkretnego lokalu.
Drugi sposób polega na dostosowaniu dokumentacji lub procesu rozliczeń w sytuacji, gdy praktyka odbiega od postanowień umów albo przyjęta metoda podziału kosztów nie pozwala wykazać, że opłaty pokrywają wyłącznie koszty zakupu energii, jak tego wymaga art. 45a ust. 4 Prawa energetycznego. Zakres niezbędnych zmian zależy od roli właściciela lub zarządcy w modelu oraz od charakteru infrastruktury. Co istotne, zmiana nazwy opłaty nie jest wystarczająca.
Trzeci sposób jest przeznaczony dla modeli, w których analiza wskazuje na potrzebę oceny działalności pod kątem obowiązku koncesyjnego z art. 32 ust. 1 pkt 4 Prawa energetycznego albo w których występuje linia bezpośrednia. W takich przypadkach dokumentacja wymaga całościowego przeglądu i powinna jednoznacznie wskazywać obowiązki, zasady pomiaru energii oraz odpowiedzialność poszczególnych podmiotów. Należy przy tym zaznaczyć, że spory dotyczące odmowy zawarcia umowy sprzedaży, dystrybucji lub umowy kompleksowej albo nieuzasadnionego wstrzymania dostarczania energii rozstrzyga na wniosek strony Prezes URE.
PODSUMOWANIE
Prawidłowe rozliczanie energii z najemcami w budynku lub parku przemysłowym wymaga ustalenia rzeczywistego przepływu energii, ról stron oraz podstawy obciążania najemców. Opłaty mogą pokrywać wyłącznie koszty zakupu energii, a model wykraczający poza ten zakres wymaga oceny pod kątem obowiązku koncesyjnego. W parku przemysłowym znaczenie ma ponadto kwalifikacja infrastruktury, w tym ewentualne występowanie linii bezpośredniej. Z tego względu model rozliczeń i dokumentację warto zweryfikować jeszcze przed zawarciem lub zmianą umów z najemcami.
Masz sprawę z prawa energetycznego lub OZE?
Od tego pytania zaczyna się większość rozmów z prawnikiem. Opisz sprawę własnymi słowami. Sprawdzimy, czy możemy pomóc, i przedstawimy zakres, cenę oraz termin porady. Wycena nie zobowiązuje, a przepisy zostaw nam, od tego jesteśmy.
- 1 Rozmowa
Mówisz, co się dzieje, własnymi słowami.
- 2 Co dalej
Powiemy, jakie masz wyjścia i ile to kosztuje.
- 3 Działamy
Dajesz zielone światło i sprawa jest nasza.
Wolisz od razu porozmawiać? Umów konsultację.
Wioletta Baprawska jest Junior Associate w kancelarii HWW Hewelt Wojnowski Lindner i Wspólnicy. Wspiera zespół w bieżącej obsłudze prawnej przedsiębiorców.
Zobacz profil →Nie przegap kolejnej analizy
Newsletter „Miesięczny Legal Check” zbiera co miesiąc najważniejsze nowelizacje i ich praktyczne skutki dla biznesu, zinterpretowane przez prawników HWW.
