Corporate Governance wird vor allem mit börsennotierten Gesellschaften und der Pflicht zur Anwendung der Grundsätze guter Praxis der Warschauer Wertpapierbörse (Dobre Praktyki GPW) in Verbindung gebracht. Tatsächlich führt jedoch gerade in nicht börsennotierten Gesellschaften – wo weder der Druck des Kapitalmarkts noch die Aufsicht der polnischen Finanzaufsichtsbehörde (KNF) besteht – das Fehlen geordneter Leitungsgrundsätze am häufigsten zu Krisen in der Gesellschaft. Die Novelle des polnischen Gesetzbuchs über Handelsgesellschaften (Kodeks spółek handlowych, KSH), die am 13. Oktober 2022 in Kraft getreten ist, hat die Standards der internen Überwachung erheblich angehoben, doch der Gesetzeswortlaut allein ersetzt keine durchdachte Organisationspraxis. Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen, was in der Praxis eine gut geführte Gesellschaft von einer unterscheidet, in der der Konflikt nur eine Frage der Zeit ist.
Warum Corporate Governance von Bedeutung ist
Der Begriff Corporate Governance – der Ordnung der Unternehmensführung – umfasst die Grundsätze, nach denen eine Gesellschaft geleitet und überwacht wird. In börsennotierten Gesellschaften wird dieser Rahmen durch die Regelungen des Kapitalmarkts, durch Kodizes guter Praxis und durch die Erwartungen institutioneller Investoren bestimmt. In nicht öffentlichen Gesellschaften – meist Gesellschaften mit beschränkter Haftung polnischen Rechts (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, sp. z o.o.) und nicht öffentlichen Aktiengesellschaften polnischen Rechts (spółka akcyjna, S.A.) – fehlen solche äußeren Disziplinierungsmechanismen. Paradoxerweise brauchen gerade diese Gesellschaften interne Regeln am dringendsten.
Für den Unternehmer ist die Erkenntnis entscheidend, dass sich die Ordnung der Unternehmensführung nicht auf Formalitäten beschränkt. Ihre Funktion besteht darin, Situationen zu verhindern, in denen das Fehlen klarer Regeln zu einer Blockade der Entscheidungsfindung, zu Missbräuchen oder zu zerstörerischen Konflikten zwischen den Gesellschaftern führt. In der Transaktionspraxis – bei Fusionen, Übernahmen oder der Gewinnung eines Investors – gehört die Qualität der Corporate Governance zu den ersten Punkten, die im Rahmen der Due Diligence der Gesellschaft beurteilt werden. Eine Gesellschaft, die weder eine klare Kompetenzverteilung noch eine Politik zum Umgang mit Interessenkonflikten noch ein einheitliches Berichtssystem nachweisen kann, wird als mit höherem Risiko belastet wahrgenommen, was sich unmittelbar auf die Bedingungen der Transaktion auswirkt.
Kompetenzverteilung zwischen den Organen, Fundament einer wirksamen Leitung
Ein häufiger Fehler in nicht öffentlichen Gesellschaften ist das Verwischen der Grenzen zwischen den Kompetenzen des Vorstands, des Aufsichtsrats (sofern er bestellt wurde) und der Gesellschafterversammlung. In vielen Gesellschaften mit beschränkter Haftung polnischen Rechts üben die Gesellschafter gleichzeitig Funktionen im Vorstand aus, und der Aufsichtsrat hat, sofern er überhaupt existiert, einen bloß vorgeschobenen Charakter. Eine solche Struktur funktioniert, solange die Interessen aller Beteiligten gleichlaufen. Sobald Abweichungen auftreten, wird das Fehlen klarer Regeln zur Quelle der Eskalation.
Die Novelle des KSH aus dem Jahr 2022 hat die Stellung des Aufsichtsrats in Kapitalgesellschaften erheblich gestärkt. Nach dem neu eingefügten Art. 380¹ KSH ist der Vorstand einer Aktiengesellschaft polnischen Rechts verpflichtet, den Aufsichtsrat ohne zusätzliche Aufforderung regelmäßig über die gefassten Beschlüsse, die Lage der Gesellschaft, den Fortgang der Umsetzung der Strategie sowie über wesentliche Ereignisse zu informieren, die Einfluss auf ihre Tätigkeit haben. Von Bedeutung ist, dass die Satzung diese Pflichten beschränken oder ausschließen kann, doch das Fehlen einer bewussten Entscheidung in diesem Punkt bedeutet, dass die Vorschrift in vollem Umfang Anwendung findet.
In der Praxis heißt das, dass der Vorstand über einen klar bestimmten Katalog von Angelegenheiten verfügen sollte, über die der Aufsichtsrat zu informieren ist oder für die dessen Zustimmung einzuholen ist, und der Aufsichtsrat selbst über Instrumente, die eine tatsächliche Überprüfung der erhaltenen Informationen erlauben. Zu beachten ist, dass die Novelle dem Aufsichtsrat zudem die Möglichkeit eröffnet hat, externe Berater auf Kosten der Gesellschaft zu bestellen sowie Ausschüsse des Aufsichtsrats – ständige oder solche für den Einzelfall – zur Wahrnehmung bestimmter Überwachungshandlungen zu bilden. Auch in Gesellschaften, in denen der Aufsichtsrat nicht zwingend vorgeschrieben ist (die Mehrzahl der Gesellschaften mit beschränkter Haftung polnischen Rechts), stellt die freiwillige Einführung entsprechender Kontrollmechanismen einen wesentlichen Baustein beim Aufbau der Ordnung der Unternehmensführung dar.
Informationstransparenz, eine Pflicht und kein Vorrecht des Vorstands
Eine der häufigsten Ursachen von Konflikten in der Gesellschaft ist die Informationsasymmetrie, also die Lage, in der der Vorstand über vollständiges Wissen um den Zustand der Gesellschaft verfügt, während die Gesellschafter oder der Aufsichtsrat Informationen nur ausgewählt, verspätet oder in einer der Wirklichkeit nicht angemessenen Form erhalten. Die Novelle des KSH hat dieses Problem ernst genommen und eine strafrechtliche Sanktion für die Verletzung der Informationspflichten eingeführt.
Nach Art. 587¹ § 1 KSH unterliegt derjenige, der entgegen den gesetzlichen Pflichten dem Aufsichtsrat Informationen, Unterlagen, Berichte oder Erläuterungen nicht fristgerecht übermittelt, sie in einer dem tatsächlichen Stand widersprechenden Weise übermittelt oder Angaben verschweigt, die deren Inhalt in wesentlicher Weise beeinflussen, einer Geldstrafe von mindestens 20 000 zł (bei fahrlässigem Handeln) oder von mindestens 50 000 zł oder der Strafe der Freiheitsbeschränkung (kara ograniczenia wolności) bei vorsätzlichem Handeln. Darüber hinaus führt eine rechtskräftige Verurteilung wegen dieser Straftat nach Art. 18 § 2 KSH zum Verbot der Wahrnehmung von Funktionen in Organen von Kapitalgesellschaften für die Dauer von fünf Jahren.
Für den Unternehmer, der eine nicht öffentliche Gesellschaft führt, lautet die praktische Schlussfolgerung wie folgt: Auch wenn die Gesellschaft keinen Aufsichtsrat hat, stellt die Einführung interner Berichtsgrundsätze, die Umfang, Häufigkeit und Form der an die Gesellschafter übermittelten Informationen festlegen, eine Absicherung gegen den Vorwurf der nicht ordnungsgemäßen Erfüllung der Leitungspflichten dar. Ein Vorstand, der regelmäßig und gewissenhaft über den Zustand der Gesellschaft informiert, baut nicht nur Vertrauen auf, sondern schafft auch eine dokumentarische Verteidigungslinie für den Fall künftiger Streitigkeiten.
Interessenkonflikte und Geschäfte mit verbundenen Rechtssubjekten
Ein weiterer Bereich, in dem das Fehlen formeller Verfahren erhebliche Risiken erzeugt, ist der Umgang mit Interessenkonflikten. In nicht öffentlichen Gesellschaften, insbesondere in solchen mit familiärer Struktur oder mit mehreren operativ tätigen Gesellschaftern, lässt sich die Grenze zwischen dem Interesse der Gesellschaft und dem persönlichen Interesse oft nur schwer bestimmen.
Die Novelle des KSH hat in Art. 384¹ KSH das Erfordernis eingeführt, die Zustimmung des Aufsichtsrats einzuholen, wenn eine Aktiengesellschaft polnischen Rechts ein Geschäft mit einer herrschenden, abhängigen oder verbundenen Gesellschaft abschließt und der Wert dieses Geschäfts, zusammengerechnet mit dem Wert der Geschäfte mit demselben Rechtssubjekt im betreffenden Geschäftsjahr, 10 % der Bilanzsumme der Gesellschaft übersteigt. Diese Vorschrift hat dispositiven Charakter, die Satzung kann sie ausschließen oder abwandeln, doch der Mechanismus selbst ist ein Muster, dessen Übernahme sich auch in Gesellschaften mit beschränkter Haftung polnischen Rechts empfiehlt.
In der Praxis sollte eine wirksame Politik zum Umgang mit Interessenkonflikten mindestens die Pflicht der Mitglieder der Organe umfassen, persönliche und kapitalmäßige Verflechtungen offenzulegen, ferner ein Verfahren zum Ausschluss von der Stimmabgabe in Angelegenheiten, in denen auch nur ein möglicher Konflikt besteht, sowie Grundsätze für die Genehmigung von Geschäften mit verbundenen Rechtssubjekten durch ein von der Partei des Geschäfts unabhängiges Organ. Das Fehlen solcher Mechanismen erhöht nicht nur das Risiko der Haftung der Vorstandsmitglieder nach Art. 293 KSH (Haftung für den der Gesellschaft zugefügten Schaden), sondern kann auch die Grundlage für die Anfechtung von Beschlüssen der Organe der Gesellschaft bilden.
Was zuerst umzusetzen ist, eine praktische Liste der Prioritäten
Der Aufbau der Ordnung der Unternehmensführung in einer nicht öffentlichen Gesellschaft verlangt nicht die sofortige Einführung aller denkbaren Verfahren. Der Vorstand sollte jedoch die folgenden Maßnahmen erwägen, die das Fundament einer wirksamen Leitung bilden:
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Kompetenzmatrix, ein Dokument, das festlegt, welche Entscheidungen der Vorstand selbstständig trifft, welche der Zustimmung des Aufsichtsrats (sofern vorhanden) oder der Gesellschafterversammlung bedürfen und welche lediglich der Informationspflicht unterliegen. Die Matrix sollte über das gesetzliche Mindestmaß hinausgehen und die Besonderheiten der wirtschaftlichen Tätigkeit der Gesellschaft berücksichtigen.
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Ordnungen der Organe, also eine Ordnung für den Vorstand und für den Aufsichtsrat, die die Art der Einberufung von Sitzungen, das Quorum, die Art der Beschlussfassung sowie die Grundsätze der Protokollführung festlegen. In Gesellschaften ohne Aufsichtsrat lohnt es sich, eine Ordnung der Gesellschafterversammlung zu erwägen, die über die üblichen Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags hinausgeht.
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Politik zu Interessenkonflikten, ein Verfahren zur Erkennung, Offenlegung und Bewältigung von Interessenkonflikten, das die Mitglieder der Organe, die Prokuristen sowie die wichtigsten Führungskräfte einbezieht.
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Grundsätze der internen Berichterstattung, also die Festlegung von Umfang und Häufigkeit der Informationen, die der Vorstand den Gesellschaftern oder dem Aufsichtsrat übermittelt, einschließlich der Finanzberichte, der Informationen über wesentliche Ereignisse und über die Ausführung des Budgets.
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Verfahren für Geschäfte mit verbundenen Rechtssubjekten, denn auch wenn das KSH einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung polnischen Rechts keine solche Pflicht auferlegt, stellt ein internes Verfahren zur Genehmigung wesentlicher Geschäfte mit verbundenen Rechtssubjekten eine wirksame Absicherung gegen den Vorwurf dar, zum Schaden der Gesellschaft gehandelt zu haben.
Umfang und Formalisierungsgrad dieser Dokumente sollten der Größe der Tätigkeit und der Eigentümerstruktur der Gesellschaft entsprechen. Anders sieht die Ordnung der Unternehmensführung in einer Gesellschaft mit zwei Gesellschaftern aus, die ein gemeinsames Geschäft betreiben, und anders in einer Gesellschaft mit einem Finanzinvestor und einem dezentral organisierten Vorstand.
Die Ordnung der Unternehmensführung in einer nicht öffentlichen Gesellschaft ist keine Frage des Prestiges und kein regulatorisches Erfordernis, sie ist ein Instrument des Risikomanagements. Gesellschaften, die klare Grundsätze der Kompetenzverteilung, der Berichterstattung und des Umgangs mit Interessenkonflikten einführen, verringern nicht nur die Wahrscheinlichkeit interner Krisen, sondern schaffen auch einen Wert, der für Investoren und Geschäftspartner sichtbar ist. In vielen Fällen zahlt sich die Investition in eine geordnete Unternehmensführung bei der ersten bedeutenden Transaktion oder beim ersten bedeutenden Streit aus, je nachdem, was früher eintritt.
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Sie ist auf Handels- und Zivilrecht spezialisiert. Ihre Erfahrung sammelte sie in Warschauer Kanzleien mit umfassender Beratung für Unternehmen sowie in einer auf Arbeitsrecht spezialisierten Kanzlei. Sie verfügt über umfangreiche Erfahrung in der gesellschaftsrechtlichen Beratung. Sie war an Fusions- und Übernahmeprozessen in jeder Phase beteiligt, von der rechtlichen Prüfung vor der Transaktion bis zur Erfüllung der regulatorischen Anforderungen im Zusammenhang mit dem Transformationsprozess. Sie erstellt und…
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