Zmiany w zatrudnianiu cudzodziemców i na rynku pracy 2025 – co warto wiedzieć?

Pod koniec 2024 r. ilość pracujących cudzoziemców w Polsce stanowiła prawie 7% wszystkich zatrudnionych. Taki poziom partycypacji obcokrajowców w rynku pracy potwierdza ich rosnącą rolę w gospodarce, a także wskazuje, że zjawisko to przestało być marginalnym. Główny Urząd Statystyczny (GUS) podaje, iż migracja zarobkowa obejmujący zarówno pracowników z sąsiednich państw (Ukraina, Białoruś), jak i z dalszych regionów świata (Indie, Nepal, Filipiny, Kolumbia). W związku z ilością oraz różnorodnością nowych osób na rynku pracy, dotąd obowiązujące niejednolite i przestarzałe przepisy przestały odpowiadać realiom. W konsekwencji 1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe regulacje.

1. Co zmieniła Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom?

Aktem wprowadzającym zdecydowaną większość zmian, jest ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621), która weszła w życie 1 czerwca 2025 r. Ustawa ta zastąpiła dotychczasowe przepisy (m.in. uchylając odpowiednie zapisy ustawy o promocji zatrudnienia z 2004 r.) i kompleksowo reguluje zasady zatrudniania cudzoziemców. Jej celem jest uproszczenie procedur i zwiększenie przejrzystości przy jednoczesnym wzmocnienie nadzoru nad legalnością pracy cudzoziemców. Kluczowe nowo obowiązujące rozwiązania to:

• Pełna elektronizacja procedur

Wszelkie wnioski dotyczące zatrudnienia cudzoziemców należy składać wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl, a dokumenty złożone w innej formie są pozostawiane bez rozpoznania. Ustawodawca zakłada, iż poprzez całkowicie odbywający się cyfrowo proces, czas załatwiania spraw ulegnie skróceniu. Elektroniczny system ma automatycznie weryfikować niektóre warunki (np. czy pracodawca nie był karany za nielegalne zatrudnianie, czy proponowane wynagrodzenie nie jest rażąco zaniżone). Na wdrożenie nowych rozwiązań cyfrowych, ustawodawca założył dwuletni okres.

• Wyższe kary i niezapowiedziane kontrole

Reforma podniosła kary za nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcom. Grzywna dla pracodawcy wynosi teraz od 3 000 do 50 000 zł za każdy stwierdzony przypadek nielegalnego zatrudnienia. Jest to znacząca podwyżka, ponieważ wcześniejsze kary mieściły się w przedziale 1 000–30 000 zł. Co istotne, od teraz wysokość mandatu sumuje się w zależności od liczby nielegalnie zatrudnionych. Ma to sprawiedliwiej karać większe naruszenia i odstraszać od łamania prawa. Ustawa wzmocniła też uprawnienia kontrolne Straży Granicznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy. Podmioty te mogą teraz przeprowadzać kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców bez zapowiedzi, a nawet równocześnie prowadzić niezależne kontrole w tym samym podmiocie. Efekt „zaskoczenia” ma zwiększyć skuteczność wykrywania nieprawidłowości.

• Koniec testu rynku pracy

Wśród zmian, dokonano likwidacji obowiązku przeprowadzania tzw. „testu rynku pracy” przed zatrudnieniem, zastępując regulację elastyczną procedurą, którą dostosowywać będą Powiaty. Dotychczas pracodawca musiał uzyskać informację od starosty potwierdzającą brak bezrobotnych Polaków na dane stanowisko. W warunkach rekordowo niskiego bezrobocia taka procedura stała się nieefektywna i zbędna. Nowe przepisy przewidują bardziej elastyczne podejście – poszczególne powiaty będą mogły okresowo ograniczać zatrudnianie cudzoziemców w wybranych branżach na swoim terenie, jeśli uznają to za konieczne dla ochrony lokalnego rynku pracy.

• Nowe wymogi formalne po stronie pracodawców

Wprowadzono szereg nowych wymogów, mających uszczelnić system i zapobiegać nadużyciom. Przed zatrudnieniem cudzoziemca pracodawca musi przesłać do właściwego urzędu kopię zawartej z nim umowy. Ma to umożliwić porównanie warunków umowy z warunkami zezwolenia oraz zapobiec praktyce „dorabiania” umów tuż przed kontrolą. Ponadto urząd pracy może odmówić rejestracji oświadczenia, jeśli pracodawca ma zaległości w opłacaniu składek ZUS lub podatków.

2. Zmiany w ustawie o cudzoziemcach – dyrektywy UE

Oprócz ustawy z dnia 20 marca 2025 r., znowelizowano też Ustawę o cudzoziemcach w celu wdrożenia zmian unijnych. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące Niebieskiej Karty UE dla wysoko wykwalifikowanych pracowników z państw trzecich. Przede wszystkim, rozszerzono definicję „wysokich kwalifikacji” – teraz mogą to być nie tylko osoby z dyplomem studiów wyższych, ale także z odpowiednim doświadczeniem zawodowym porównywalnym ze studiami.

Nowe regulacje zapewniają też łatwiejszą mobilność – posiadacz Niebieskiej Karty może korzystać z prawa do krótkoterminowej i długoterminowej pracy w innym państwie UE bez konieczności rozpoczynania całej procedury od nowa. Odpowiednio, umożliwiono członkom rodziny takich pracowników dołączenie w ramach łączenia rodzin. Zgodnie z nowelizacją, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt w celu mobilności długoterminowej (tj. przyjechał tu jako posiadacz Niebieskiej Karty wydanej przez inny kraj UE), to jego rodzina również może starać się o pobyt czasowy w Polsce.

Podsumowanie

Reforma przepisów stanowi istotny krok w kierunku uporządkowania, uproszczenia i zdigitalizowania procedur związanych z rynkiem pracy. Nowe regulacje nakładają na pracodawców istotne obowiązki formalne i zwiększają ich odpowiedzialność, jednocześnie otwierając nowe możliwości dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów z zagranicy, m.in. dzięki implementacji dyrektyw unijnych.

Wobec rosnącej liczby obcokrajowców aktywnych zawodowo w Polsce oraz szybko zmieniających się regulacji, pracodawcy powinni ze szczególną starannością analizować aktualne wymogi prawne. Niedopatrzenia mogą skutkować poważnymi sankcjami finansowymi i organizacyjnymi. Jeżeli potrzebujesz pomocy skontaktuj się z Kancelarią HWW Hewelt Wojnowski Lindner i Wspólnicy, gwarantującej profesjonalne wsparcie na każdym etapie.

Potrzebujesz pomocy w tym temacie? Napisz do nas!