Umowa zawarta przez e-mail lub media społecznościowe – czy jest ważna?

Naturalnie rodzi się pytanie: czy taka umowa jest prawnie wiążąca w Polsce? Odpowiedź brzmi: tak, w wielu przypadkach takie porozumienia mogą być skuteczne i ważne. Trzeba jednak pamiętać o wyjątkach, w których prawo wymaga zachowania szczególnej formy.

Podstawa prawna – swoboda formy zawarcia umowy

Podstawą prawną, która umożliwia zawieranie umów w świecie cyfrowym, jest zasada swobody formy wyrażona w art. 60 Kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, że oświadczenie woli może być złożone w dowolny sposób, który ujawnia zamiar zawarcia umowy, także w postaci elektronicznej. Oznacza to, że ustalenia dokonane drogą mailową, przez SMS czy w mediach społecznościowych mogą być prawnie wiążące, jeśli strony dają się zidentyfikować, treść umowy zawiera wszystkie istotne elementy, a każda ze stron wyraża wolę na jej zawarcie.

Forma dokumentowa – fundament cyfrowych umów

Kluczowe znaczenie w obrocie elektronicznym ma forma dokumentowa, uregulowana w art. 77² Kodeksu cywilnego. Polega ona na tym, że treść oświadczenia woli zostaje utrwalona w sposób pozwalający ją później odtworzyć, a jednocześnie możliwe jest ustalenie, kto złożył dane oświadczenie. W praktyce oznacza to, że zarówno wiadomości e-mail, jak i korespondencja prowadzona przez komunikatory internetowe, mogą być traktowane jako skuteczne oświadczenia woli w formie dokumentowej. Co istotne, ta forma nie wymaga podpisu, co odróżnia ją od formy pisemnej i sprawia, że lepiej odpowiada na potrzeby współczesnej komunikacji biznesowej.

Nie zawsze jednak zwykła korespondencja elektroniczna będzie wystarczająca. W pewnych sytuacjach ustawodawca zastrzegł bowiem obowiązek zachowania formy szczególnej – pisemnej, elektronicznej z użyciem kwalifikowanego podpisu lub nawet aktu notarialnego.

Tak jest na przykład przy sprzedaży nieruchomości, która wymaga aktu notarialnego, czy przy przeniesieniu autorskich praw majątkowych lub umowie najmu okazjonalnego, gdzie niezbędna jest forma pisemna pod rygorem nieważności. W takich przypadkach e-mail czy wiadomość na czacie nie wystarczą, a brak wymaganej formy skutkuje nieważnością umowy.

Umowy zawarte elektronicznie – orzecznictwo sądowe

Jak wskazuje orzecznictwo sądowe, zawarcie umowy przez e-mail czy wiadomość w komunikatorze może stanowić skuteczne oświadczenie woli w formie dokumentowej.
Sąd Okręgowy w Gliwicach (sygn. III Ca 1062/20) orzekł, że wysłanie wiadomości e-mail z przypisanej do konkretnej osoby skrzynki, zawierającej oświadczenie o zawarciu umowy, jest wystarczające dla zachowania formy dokumentowej.

„Skutki prawne wprowadzonej dokumentowej formy prawnej wyglądają następująco. W przypadku gdy ustawa zastrzega dla czynności prawnych formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną czynność prawna dokonana bez zastrzeżonej formy jest nieważna tylko i wyłącznie, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 k.c.). Jeżeli ustawa lub umowa stron nie przewiduje rygoru nieważności – oświadczenie złożone w formie dokumentu (sms, mms, e-mail, nagranie audio) w taki sposób, że umożliwia ustalenie jego nadawcy, ma wówczas taką samą rangę jak oświadczenie złożone i podpisane na piśmie.”

Jak wskazuje sąd we wskazanym wyroku, zastrzeżenie w przepisach formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności nie prowadzi do unieważnienia samej czynności prawnej w przypadku braku jej zachowania. Ma ono przede wszystkim znaczenie procesowe – oznacza to, że choć sama umowa zawarta w innej formie pozostaje ważna, to w razie sporu sądowego pojawiają się ograniczenia dowodowe – nie jest dopuszczalne powoływanie się na zeznania świadków ani przesłuchanie stron w celu potwierdzenia faktu zawarcia takiej umowy.

Ryzyka i ograniczenia umów zawieranych online

Zawieranie umów online wiąże się jednak z pewnymi ryzykami. Jeżeli dana czynność wymaga formy szczególnej, brak jej zachowania prowadzi do nieważności dokonanej czynności. Problematyczne mogą być także kwestie dowodowe – jeżeli ustawodawca wymaga formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jedynie dla celów dowodowych, to w przypadku sporu brak zachowania wymaganej formy ogranicza możliwość powoływania się na dowody z zeznań świadków lub przesłuchania stron. Ryzyko stwarzają również sytuacje, gdy korespondencja elektroniczna jest nieprecyzyjna i nie pozwala jednoznacznie stwierdzić, że strony złożyły zgodne oświadczenia woli. Dodatkowo, pojawić się mogą trudności natury technicznej, takie jak błędy systemu, brak dostarczenia wiadomości czy niejednoznaczne potwierdzenia ustaleń.

Z praktycznego punktu widzenia warto pamiętać, że dla skuteczności i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego dobrze jest precyzyjnie formułować treść ustaleń zawieranych online oraz przechowywać całą korespondencję, która może później posłużyć jako dowód. W przypadku bardziej złożonych lub wartościowych transakcji rekomendowane jest potwierdzenie ustaleń w formie pisemnej albo notarialnej. Coraz częściej korzystnym rozwiązaniem okazuje się także używanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który zrównuje dokument elektroniczny z tradycyjnie podpisanym dokumentem papierowym.

Podsumowując, umowa zawarta za pośrednictwem e-maila, komunikatora internetowego czy mediów społecznościowych w Polsce może być ważna i wiążąca, jeśli zawiera wszystkie istotne elementy, pozwala ustalić tożsamość stron i nie dotyczy czynności wymagającej formy szczególnej. Cyfrowa komunikacja stanowi dziś pełnoprawne narzędzie w obrocie prawnym i biznesowym, jednak przy kluczowych transakcjach warto dodatkowo zadbać o formę pisemną, elektroniczną z kwalifikowanym podpisem lub notarialną, aby zminimalizować ryzyko sporów i zapewnić maksymalne bezpieczeństwo prawne.

Potrzebujesz pomocy w tym temacie? Napisz do nas!