Reprezentacja spółki w umowach z członkiem zarządu

Kodeks spółek handlowych przewiduje pewne wyjątki od powyższych zasad reprezentacji. Są to sytuacje, w których spółka zawiera umowę z członkiem zarządu. Najczęściej jest to umowa o pracę lub kontrakt menadżerski. W takich przypadkach dochodzi do wyłączenia ogólnej kompetencji zarządu do reprezentacji spółki. Przyczyny takiego rozwiązania są dość oczywiste, gdyż stanowią przejaw uniknięcia konfliktu sprzecznych interesów stron, a także wyraz ochrony interesu spółki, wspólników oraz samych członków zarządu. Kodeks spółek handlowych przewiduje także dodatkową regulację w przypadku, gdy umowa zawierana jest pomiędzy spółką, a jedynym członkiem zarządu, będącym jednocześnie jednoosobowym wspólnikiem (akcjonariuszem) tej spółki.

W odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością art. 210 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że:

• 1. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
• 1¹. Uchwała o powołaniu pełnomocnika, o którym mowa w § 1, powołanego w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
• 2. W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
• 3. Wymogu zachowania formy aktu notarialnego, o którym mowa w § 2, nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Z kolei w odniesieniu do spółki akcyjnej art. 210 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że:

• 1. W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia.
• 1¹. Uchwała o powołaniu pełnomocnika, o którym mowa w § 1, powołanego w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
• 2. W przypadku, gdy akcjonariusz, o którym mowa w art. 302 § 2, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym akcjonariuszem, a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
• 3. Wymogu zachowania formy aktu notarialnego, o którym mowa w § 2, nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemu teleinformatycznym.

Powyższe przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący (ius cogens). Nie mogą być zatem modyfikowane w umowie spółki.

Kodeks spółek handlowych nie wprowadza ograniczeń w kwestii tego, kto może być pełnomocnikiem spółki w umowie z członkiem zarządu. W doktrynie istnieją rozbieżności co do tego, czy takim pełnomocnikiem można ustanowić innego członka zarządu spółki. Część autorów jest zdania, że jest to dopuszczalne skoro Kodeks spółek handlowych nie wyłącza takiej dopuszczalności i mieści się to w granicach swobody decydowania o wyborze pełnomocnika. Przedstawiciele odmiennego poglądu z kolei uważają, że członek zarządu nie może pełnić funkcji pełnomocnika z art. 210 Kodeksu spółek handlowych, ponieważ de facto wiązałoby się to z tym, że spółka reprezentowana byłaby przez zarząd w stosunkach z zarządem i nadal istniałby konflikt interesów.

Należy odnieść się także do formy w jakiej ma zostać udzielone pełnomocnictwo z art. 210 Kodeksu spółek handlowych.  Doktryna jest zgodna, że podjęcie uchwały o powołaniu specjalnego pełnomocnika może nastąpić w zwykłej formie pisemnej. Uchwała o powołaniu pełnomocnika spółki z art. 210 Kodeksu spółek handlowych podlega reżimowi określonemu w przepisach Kodeksu spółek handlowych, do których w drodze analogii stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 15 czerwca 2012 r., sygn. akt II CSK 217/11, LEX nr 1218535, który stwierdził, że „ Na gruncie prawa spółek handlowych odrębną, własną regulacją objęte jest pełnomocnictwo udzielane w celu reprezentacji spółki w umowach i sporach z członkami zarządu (art. 210 § 1 i odpowiednio art. 379 k.s.h). Umocowanie pełnomocnika następuje w trybie szczególnym, na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników. W doktrynie podkreśla się, że pełnomocnik umocowany na podstawie takiej uchwały nie jest pełnomocnikiem spółki sensu stricto, jego bowiem umocowanie nie wynika z oświadczenia woli członków zarządu, a więc organu uprawnionego do reprezentowania spółki, lecz jest specjalnym przedstawicielem nazywanym pełnomocnikiem korporacyjnym lub organizacyjnym. Skarżący trafnie wskazał, że gdy uchwałę podejmuje „zgromadzenie wspólników”, a więc organ niedysponujący samodzielną kompetencją do reprezentacji „zewnętrznej”, należy przyjąć, że umocowanie pełnomocnika wynika ze swoistego aktu „zarządu wewnętrznego”. Wskazane w art. 210 § 1 k.s.h. źródło umocowania różni się więc zasadniczo od źródła pełnomocnictwa uregulowanego w kodeksie cywilnym. O szczególnym charakterze pełnomocnictwa przewidzianego w art. 210 § 1 k.s.h. świadczy również ograniczony – w stosunku do pełnomocnictwa „cywilnego” – zakres jego kompetencji. Pełnomocnictwem tym objęte są tylko czynności prawne i spory, w których kontrahentem spółki jest członek jej zarządu. Pełnomocnik spełnia we wskazanym zakresie niejako funkcję zastępczego zarządcy w celu wykonania ściśle oznaczonych czynności, które należą do sfery kompetencji zarządu jako organu spółki.”

Powyższe rozważania mają także bardzo istotny wpływ na powszechną w polskim porządku prawnym konstrukcję spółki komandytowej, w formie tzw. „spółki z ograniczoną odpowiedzialnością spółki komandytowej”. W takiej spółce komandytowej bardzo często wspólnikami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (wspólnika spółki komandytowej) i członkami jej zarządu, są wspólnicy (najczęściej komandytariusze) spółki komandytowej.

Sąd Najwyższy w Uchwale z dnia 07 września 2018 r., sygn. akt III CZP 42/18, LEX nr 2541937 orzekł, że „Jeżeli członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wraz z tą spółką wspólnikiem spółki komandytowej, do wyrażenia przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zgody na zmianę umowy spółki komandytowej – wymaganej na podstawie art. 9 k.s.h. – ma zastosowanie art. 210 § 1 k.s.h. Zarysowane powyżej zagrożenia, stanowiące ratio wprowadzenia szczególnych zasad reprezentacji spółki z o.o. z art. 210 § 1 k.s.h.) aktualizują się nie tylko na etapie zawierania umowy spółki komandytowej, ale również przy zmianie umowy spółki (art. 9 k.s.h.). Kolizja interesów pomiędzy członkiem zarządu a spółką z o.o. może prowadzić do sytuacji, w której to w wyniku zmiany umowy spółki komandytowej będą wprowadzane do umowy spółki postanowienia bezpośrednio godzące w interes spółki z o.o., jako wspólnika w tejże spółce, np. członek zarządu, jako komandytariusz w spółce komandytowej może podejmować działania prowadzące do zmiany w umowie spółki postanowień dotyczących określenia sumy komandytowej (zmniejszenie sumy komandytowej), co może prowadzić do zmniejszenie zakresu jego odpowiedzialności za zobowiązania spółki; w wyniku zmiany umowy spółki komandytowej możliwe jest również zwiększenie świadczeń spółki z o.o. jako wspólnika na rzecz spółki w postaci kreowania obowiązku wniesienia „dodatkowych” wkładów do spółki.”

Celem przepisu art. 210 § 1 k.s.h. jest ochrona interesów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a pośrednio także jej wspólników i wierzycieli, na wypadek konfliktu interesów, który może się ujawnić w sytuacji, gdy członek zarządu zawiera umowę „z samym sobą”, a więc w sytuacji, gdy po obu stronach umowy występują te same osoby.

Zgodnie z dominującym stanowiskiem doktryny sankcją naruszenia reprezentacji spółki zgodnie z treścią art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych jest bezwzględna nieważność czynności prawnej. W literaturze spotyka się także pogląd, że sankcją naruszenia zasad reprezentacji jest nieważność umowy, która może być konwalidowana na mocy art. 103 Kodeksu Cywilnego.

Z punktu widzenia obrotu gospodarczego, instytucja pełnomocnika reprezentującego spółkę w umowach z członkiem zarządu pełni istotną funkcję. Ochrona polega w tym wypadku na wyeliminowaniu możliwości działania członka zarządu w podwójnej roli: reprezentanta interesów spółki i reprezentanta interesów własnych, dzięki czemu zapobiega przed nadużyciami, do jakich mogłoby dojść w związku z kierowaniem się przez członka zarządu interesem własnym, pozostającym w sprzeczności z interesem spółki.

Potrzebujesz pomocy w tym temacie? Napisz do nas!